Datenschutzerklärung KI Gipfel 2026
last amended: Oktober 2025
Prolog
Der KI-Gipfel 2026 wird von der Project A Services GmbH & Co. KG organisiert.
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn Sie unsere Website besuchen, sich für den KI-Gipfel 2026 bewerben, registrieren und daran teilnehmen sowie darüber, wie wir die Daten im Zusammenhang mit der Veranstaltung und danach verwenden.
Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der A11-Website (www.a11.global),z.B. zu Cookies und Tracking, finden Sie in der A11 Website-Datenschutzerklärung.
1. Kontakt
Die verantwortliche Stelle im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten der Veranstaltungsteilnehmer (nachfolgend „Sie“) im Zusammenhang mit der Registrierung, Durchführung und Dokumentation des KI-Gipfel 2026 (nachfolgend „KI-Gipfel“) ist die Project A Services GmbH & Co. KG, Julie-Wolfthorn-Straße 1, 10115 Berlin, Deutschland (nachfolgend: "A11" oder "wir"). Wenn Sie Fragen zur Registrierung und Durchführung der Veranstaltung oder zur entsprechenden Datenverarbeitung haben, können Sie uns jederzeit unter [email protected] kontaktieren.
Für Fragen oder Anregungen zum Datenschutz stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können sich mit Ihrem Datenschutzanliegen per E-Mail an [email protected] wenden. Unsere vollständigen Kontaktdaten finden Sie unter www.a11.global/imprint.
2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem KI-Gipfel 2026
2.1 Bewerbung & Registrierung
Für die Bewerbung und Registrierung zum KI-Gipfel 2026 erheben wir verschiedene personenbezogene Daten. In der Regel sind dies Anrede, Nachname, Vorname, Position, Unternehmen und Dienstaltersstufe, Funktionsbereich sowie Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, LinkedIn-Profil). Diese Daten werden im Folgenden „Teilnehmerdaten“ genannt. Die Teilnehmerdaten erheben wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir verwenden Ihre Teilnehmerdaten, um die Veranstaltung zu planen und zu organisieren (z.B. auf die erwartete Teilnehmerzahl), Sie einzuladen und Sie im Zuge der Kommunikation bei Bedarf zu kontaktieren. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir erheben auch Informationen über Ihr Interesse am Networking auf dem KI-Gipfel 2026, um zu verstehen, was die Teilnehmer vom diesjährigen KI-Gipfel erwarten, die allgemeine Effizienz und Erfahrung des Networkings auf der Veranstaltung zu verbessern und Interessenten (uns oder Partnern der Veranstaltung) die Kontaktaufnahme mit interessierten Teilnehmern zu ermöglichen. Darüber hinaus haben Sie bei der Anmeldung optional die Möglichkeit, weitere Angaben zu machen (z.B. Angaben zu Interessen und Wünschen, mit denen Sie uns weitere Einzelheiten zu Ihrer geplanten Teilnahme an der Veranstaltung mitteilen können). Diese Daten werden im Folgenden als „freiwillige Angaben“ zusammengefasst. Wir möchten Ihren Wünschen rund um Ihre Teilnahme am KI-Gipfel 2026 bestmöglich entsprechen und unsere Veranstaltung optimal auf die Interessen der Teilnehmer abstimmen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, basierend auf unserem gemeinsamen Interesse an einer möglichst interessensbezogenen Veranstaltung. Die oben genannten Daten speichern wir in unserer Kontaktdatenbank zur zukünftigen Kontaktpflege (siehe auch Abschnitt 2.6 und 2.7) ggf. in Verbindung mit Ihren Bestandsdaten.
Make. Wir nutzen den externen Dienst Make von Celonis SE (Theresienstr. 6, 80333 München, Deutschland), um mehrere unserer Tools und Dienste anzubinden. Als europäischer Dienstleister hält Celonis die DSGVO und die europäischen Datenschutzgrundsätze ein.
Eventbrite. Für das Registrierungssystem vor Ort und die Bezahlung der Tickets vor Ort nutzen wir den externen Dienstleister Eventbrite (Eventbrite Inc., 535 Mission Street, 8th Floor, 94105 San Francisco, CA, USA). Wir haben mit Eventbrite, Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, um sicherzustellen, dass Eventbrite die Daten gemäß unseren Weisungen und den europäischen Datenschutzgrundsätzen verarbeitet. Wenn Eventbrite Daten an Unternehmen außerhalb Europas (z. B. in die USA) übermittelt, hat Eventbrite vertragliche Vorkehrungen getroffen, um die Einhaltung der europäischen Datenschutzgrundsätze sicherzustellen. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb Europas kann es jedoch im Einzelfall vorkommen, dass die Rechte von EU-Bürgern nicht oder nicht vollständig durchgesetzt werden können. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und Ihre Registrierung zurückziehen.
Brevo. Wir nutzen den externen Dienstleister Brevo (Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland), um Ihnen E-Mails für die Registrierung zur Veranstaltung zu senden und, sofern Sie sich dafür entscheiden, unsere Newsletter zu versenden und unsere Abonnements zu verwalten. Als europäischer Dienstleister hält Brevo die DSGVO und die europäischen Datenschutzgrundsätze ein.
In unseren Newslettern verwenden wir marktübliche Technologien, die es uns ermöglichen, Interaktionen mit der E-Mail zu messen (z. B. Öffnung der E-Mail, welche Links angeklickt werden). Wir nutzen diese Daten für allgemeine statistische Auswertungen sowie zur Optimierung und Weiterentwicklung unserer Inhalte und Kundenkommunikation. Dies geschieht mit Hilfe von kleinen Grafiken (Pixeln), die in die E-Mails eingebettet sind. Die Daten werden ausschließlich pseudonymisiert erhoben und nicht mit Ihren weiteren personenbezogenen Daten verknüpft. Rechtsgrundlage hierfür ist unser vorgenanntes berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit unseren Newslettern möchten wir möglichst relevante Inhalte für unsere Nutzer teilen und besser verstehen, wofür sich die Leser tatsächlich interessieren. Wenn Sie keine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens möchten, können Sie den Newsletter jederzeit abbestellen oder die Anzeige von Grafiken in Ihrem E-Mail-Client standardmäßig deaktivieren. Die Daten über Ihr Nutzungsverhalten im Newsletter werden 30 Tage lang pseudonymisiert gespeichert und anschließend vollständig anonymisiert.
2.2 Teilnehmerliste KI-Gipfel
Wir möchten den Partnern des KI-Gipfels Zugriff auf die Teilnehmerliste geben, um das Networking zu erleichtern und die Vorträge und Workshops auf das Publikum zuzuschneiden. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, d. h. wir fragen Sie in unserem Anmeldeformular, ob Sie damit einverstanden sind, dass Ihre Daten an die Partner des KI-Gipfels weitergegeben werden. Die Partner möchten Sie außerdem per E-Mail über Recruiting-Themen, andere Veranstaltungen sowie Produkte, Dienstleistungen und Programme für Gründer und digitale Unternehmen informieren. Die bestätigten Partner, die Zugriff auf die Teilnehmerliste erhalten, sind:
Aktuell noch kein Partner, sobald diese Veröffentlicht werden, werden hier auch die Daten zum Partner aufgelistet
Wenn Sie sich für KI-Gipfel 2026 anmelden, bitten wir Sie um Ihre Zustimmung, Ihre Teilnehmerdaten (Name, E-Mail, Unternehmen, Interessen z. B. an Finanzierung oder Rekrutierung) an unsere Partner weiterzugeben. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie sich von der Veranstaltungsliste abmelden oder eine E-Mail an [email protected] senden.
2.3 Teilnahme an der Veranstaltung
Während des KI-Gipfels 2026 können wir Ihre Teilnehmerdaten aus organisatorischen Gründen (zur Feststellung Ihrer Teilnahme oder zur Kontaktaufnahme mit Ihnen) verwenden. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
2.4 Aufzeichnungen.
Während der Veranstaltung werden Aufzeichnungen (Foto und Video) angefertigt.
Hierzu zählen Stream-Aufzeichnungen für den Online-Teil der Veranstaltung und Aufzeichnungen von Fotografen und Kamerateams für den Vor-Ort-Teil. Damit möchten wir die Möglichkeit der Dokumentation der Veranstaltung für interne Zwecke oder zum Zweck externer Präsentationen sicherstellen.
Die im Rahmen unserer externen Präsentation auf unserer Webseite und in unseren Social Media-Profilen (LinkedIn, YouTube) angefertigten Bilder und Aufzeichnungen möchten wir im Zusammenhang mit der Dokumentation des KI-Gipfels 2026 verwenden. Hierzu möchten wir einzelne Aufzeichnungen zunächst bearbeiten (z.B. durch Auswahl des Bildausschnitts) und die bearbeiteten Aufzeichnungen auf den Webseiten hochladen. Die jeweiligen Webseiten sind im Internet frei zugänglich und damit weltweit abrufbar. Die Unterseiten dieser Webseiten inklusive etwaiger Aufzeichnungen sind über Suchmaschinen auffindbar. Die Anbieter von Social Media-Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt werden, ggf. für ihre Zwecke. Sobald die Inhalte auf den Plattformen veröffentlicht wurden, können Dritte (z.B. Nutzer der Plattformen) die Inhalte ansehen, teilen oder herunterladen. Aufzeichnungen der Sprecher in den Sessions werden grundsätzlich veröffentlicht. Einzelne Teilnehmer erscheinen nur dann auf dem Bildschirm, wenn sie Fragen stellen. In den Chat geschriebene Nachrichten werden allen Sprechern und Teilnehmern der Session mit Ihrem Namen und Titel daneben angezeigt und können während der Session vom Sprecher vorgelesen werden. Auf der Veranstaltungsplattform gibt es auch weitere Networking-Funktionen, die Ihnen die Interaktion mit anderen Teilnehmern ermöglichen, z.B. 1:1-Videoanrufe. Dabei werden Ihre Daten auch anderen Teilnehmern zugänglich gemacht, jedoch nicht aufgezeichnet oder veröffentlicht.
Sie können uns unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten kontaktieren und uns mitteilen, dass Sie der Verwendung der Sie identifizierenden Aufzeichnungen widersprechen möchten. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem berechtigten Interesse an der Dokumentation und Bewerbung unserer Veranstaltung sowie unserer Außendarstellung. Die Veröffentlichung der Aufzeichnungen erfolgt in der Regel innerhalb eines Zeitraums von bis zu 48 Monaten nach der Veranstaltung.
2.5 Nachträgliche Updates
Wir nutzen Ihre Teilnehmerdaten auch, um Ihnen weitere Informationen zu Workshops, Unterlagen oder Präsentationen von uns oder unseren Referenten oder weitere Informationen zum KI-Gipfel 2026 zukommen zu lassen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
2.6 Zukünftige Veranstaltungen
Wir speichern die Tatsache, dass Sie in diesem Jahr am KI-Gipfel teilgenommen haben, in unserer Kontaktdatenbank, um Sie per E-Mail über ähnliche zukünftige Veranstaltungen und den nächsten KI-Gipfel informieren zu können.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, basierend auf unserem Interesse an der Bewerbung unserer zukünftigen Veranstaltungen. Wir speichern diese Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Wenn Sie keine weitere Kontaktaufnahme wünschen, haben Sie jederzeit das Recht, dieser Verwendung Ihrer Daten zu widersprechen. Bitte zögern Sie nicht, uns jederzeit unter den in Abschnitt 1 aufgeführten Kontaktdaten zu kontaktieren. Sie finden in den E-Mails auch immer einen Link zum Abbestellen.
3. Links zu anderen Websites und Online-Inhalten
Unsere Website kann Links zu Websites und Online-Inhalten anderer Anbieter enthalten, die nicht mit uns verbunden sind. Wenn Sie diese Links aktivieren, haben wir naturgemäß keinen Einfluss darauf, welche Daten durch die jeweiligen Anbieter erfasst und gespeichert werden. Für detaillierte Informationen zur Datenerhebung und -nutzung verweisen wir auf die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter. Da die Erhebung und Verarbeitung von Daten durch Dritte außerhalb unseres Einflussbereichs liegt, können wir hierfür keine Verantwortung übernehmen.
4. Funktionen sozialer Netzwerke
Funktionen von sozialen Netzwerken. Wir unterhalten Präsenzen in den folgenden Social Media Netzwerken:
LinkedIn (LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Ct. Ste. 200 Mountain View, California 94043, USA), Privacy Policy.
4.1 Zusätzliche Informationen auf unserem LinkedIn-Profil
Wir sind für unsere eigenen Inhalte in unserem LinkedIn-Unternehmensprofil und die von uns dort geteilten Informationen verantwortlich. LinkedIn stellt die technische Plattform und Infrastruktur für das soziale Netzwerk zur Verfügung. Wenn Sie mit uns auf LinkedIn kommunizieren, können Ihre Daten auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, in denen das Datenschutzniveau niedriger ist als in der Europäischen Union (z.B. in den USA). Wir haben uns mit LinkedIn vertraglich verpflichtet, die europäischen Datenschutzgrundsätze einzuhalten. Bei der Verarbeitung von Daten außerhalb Europas kann es jedoch in Einzelfällen vorkommen, dass die Rechte von EU-Bürgern nicht oder nicht in vollem Umfang durchgesetzt werden können, z. B. wenn US-Sicherheitsbehörden Daten speichern und auswerten. Bitte prüfen Sie sorgfältig, welche persönlichen Informationen und Nachrichten Sie über LinkedIn übermitteln und nutzen Sie im Zweifelsfall andere von uns angebotene Kontaktmöglichkeiten.
Wir können von LinkedIn auch Statistiken über die Nutzung unserer Social-Media-Präsenz erhalten (z. B. die Anzahl der Aufrufe von Artikeln und Beiträgen, Interaktionen wie „Likes“ und Kommentare sowie aggregierte demografische und andere Informationen wie z. B. aggregierte Positionen und Standorte von Followern und Gruppenmitgliedern oder andere Statistiken).
5. Offenlegung von Daten
Wir geben die im Rahmen der Registrierung oder Veranstaltung erhobenen Daten nur weiter, wenn:
- Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben,
- die Weitergabe gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse Ihrerseits besteht,
- wir gesetzlich zur Weitergabe verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
- dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist.
6. Datenübermittlung in Drittländer
Wir nutzen Dienste, deren Anbieter teilweise in sogenannten Drittländern (außerhalb der EU oder des EWR) ansässig sind oder personenbezogene Daten dort verarbeiten. Wenn für diese Länder kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, haben wir geeignete Maßnahmen ergriffen, um einen angemessenen Datenschutz zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem die EU-Standardvertragsklauseln oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften.
Falls keine dieser Schutzmaßnahmen möglich ist, stützen wir die Datenübermittlung auf Ausnahmen gemäß Art. 49 DSGVO, insbesondere auf Ihre ausdrückliche Einwilligung oder die Notwendigkeit der Übermittlung zur Vertragserfüllung.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir erläutern Ihnen die Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung von Informationen und geben Ihnen eine Übersicht über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Falls gespeicherte Daten nicht korrekt oder nicht mehr aktuell sind, haben Sie das Recht, eine Berichtigung zu verlangen. Sie können zudem die Löschung Ihrer Daten fordern, es sei denn, gesetzliche Vorschriften erfordern eine Aufbewahrung. In diesem Fall werden die Daten gesperrt.
Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.
8. Widerrufs- und Widerspruchsrecht
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dadurch wird die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung zukünftig nicht mehr fortgeführt. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Falls wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Dies gilt insbesondere, wenn Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.